Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to jeden z kluczowych obowiązków każdego pracodawcy. Wiąże się to z przechowywaniem danych osobowych, które podlegają szczególnej ochronie na mocy przepisów RODO. Przechowywanie danych osobowych pracowników musi odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami, które precyzyjnie określają, jak długo możemy je zatrzymywać. Nieprzestrzeganie tych terminów może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. W artykule omówimy, jakie są obowiązujące okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz jakie zmiany w przepisach miały miejsce w ostatnich latach.
Podstawowe zasady przechowywania danych osobowych pracowników
Przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej stanowią, że pracodawca musi przechowywać akta osobowe oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przez ściśle określony czas. Zasady te reguluje Kodeks pracy oraz rozporządzenia wykonawcze.
Pracodawca jako administrator danych osobowych jest zobowiązany do przestrzegania zasady ograniczenia przechowywania, która wynika bezpośrednio z RODO. Oznacza to, że dane osobowe powinny być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby tylko przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których są przetwarzane.
Warto pamiętać, że przepisy o ochronie danych osobowych pracowników nakładają na pracodawcę obowiązek nie tylko właściwego zabezpieczenia tych informacji, ale również ich terminowego usunięcia lub anonimizacji. Regularne przeprowadzanie audytu RODO pozwala zweryfikować, czy firma prawidłowo zarządza danymi pracowniczymi i czy dotrzymuje wymaganych terminów przechowywania.
Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej – aktualne przepisy
Od 1 stycznia 2019 roku weszły w życie istotne zmiany w przepisach dotyczących przechowywania akt osobowych pracowników. Zgodnie z nowymi regulacjami, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty nawiązania stosunku pracy:
1. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku – dokumentację przechowuje się przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
2. Dla pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku – dokumentację przechowuje się przez 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złożył oświadczenie o zamiarze przekazania za te osoby raportów informacyjnych ZUS RIA oraz faktycznie przekazał te raporty – wtedy okres przechowywania wynosi 10 lat.
3. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku – dokumentację przechowuje się przez 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat było odpowiedzią na potrzeby przedsiębiorców, dla których długotrwałe przechowywanie dokumentacji generowało znaczne koszty.
Różne rodzaje dokumentacji i ich okresy przechowywania
Warto pamiętać, że różne typy dokumentów pracowniczych mogą mieć różne terminy przechowywania:
1. Akta osobowe pracowników – 10 lub 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia i złożenia raportów ZUS RIA.
2. Dokumentacja płacowa – również 10 lub 50 lat, tak jak akta osobowe.
3. Dokumentacja BHP – różne okresy w zależności od rodzaju dokumentów:
– karty wypadków przy pracy i protokoły powypadkowe – 10 lat
– wyniki badań czynników szkodliwych – 40 lat
– rejestry czynników szkodliwych – 40 lat
4. Dokumentacja rekrutacyjna – w przypadku osób niezatrudnionych dane powinny być usunięte niezwłocznie po zakończeniu rekrutacji, chyba że kandydat wyraził zgodę na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji.
Prawidłowe zarządzanie tymi terminami wymaga dobrej organizacji i znajomości przepisów. Kompleksowe usługi RODO mogą pomóc w uporządkowaniu tych kwestii i dostosowaniu procedur firmowych do obowiązujących wymogów prawnych.
Konsekwencje nieprzestrzegania terminów przechowywania danych
Nieprzestrzeganie przepisów o przechowywaniu danych osobowych pracowników może prowadzić do poważnych konsekwencji:
1. Kary finansowe nakładane przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – mogą sięgać nawet 20 milionów euro lub 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa.
2. Odpowiedzialność cywilnoprawna wobec pracowników, których dane były przetwarzane niezgodnie z przepisami.
3. Problemy z ZUS i organami podatkowymi w przypadku braku dokumentacji niezbędnej do ustalenia uprawnień emerytalno-rentowych byłych pracowników.
4. Utrata zaufania pracowników i pogorszenie wizerunku firmy jako pracodawcy.
Zbyt długie przechowywanie danych, podobnie jak ich przedwczesne usunięcie, stanowi naruszenie zasad RODO. Dlatego tak ważne jest, aby pracodawcy opracowali i stosowali odpowiednie procedury dotyczące retencji danych.
Jak prawidłowo zarządzać dokumentacją pracowniczą?
Aby skutecznie zarządzać okresami przechowywania dokumentacji pracowniczej, warto zastosować następujące praktyki:
1. Opracowanie i wdrożenie polityki retencji danych, określającej dokładne terminy przechowywania poszczególnych typów dokumentów.
2. Regularne przeglądy przechowywanych danych w celu identyfikacji tych, które powinny zostać usunięte.
3. Wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych dla przechowywanych danych osobowych.
4. Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania, uwzględniającego okresy przechowywania danych.
5. Szkolenia pracowników odpowiedzialnych za przetwarzanie danych osobowych.
6. Odpowiednie zabezpieczenie dokumentacji przed dostępem osób nieupoważnionych, zniszczeniem lub utratą.
Firmy często decydują się na digitalizację dokumentacji pracowniczej, co ułatwia zarządzanie terminami przechowywania i zmniejsza koszty związane z fizycznym archiwizowaniem dokumentów.
Podsumowanie
Przechowywanie danych osobowych pracowników to obszar, który wymaga szczególnej uwagi ze strony pracodawców. Aktualne przepisy przewidują 10-letni okres przechowywania dokumentacji dla pracowników zatrudnionych od 2019 roku, z możliwością skrócenia tego okresu dla zatrudnionych wcześniej pod warunkiem złożenia odpowiednich raportów do ZUS.
Prawidłowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą nie tylko chroni przed potencjalnymi karami, ale również optymalizuje koszty związane z przechowywaniem danych i zwiększa zaufanie pracowników do organizacji. Pamiętajmy, że przestrzeganie terminów przechowywania danych osobowych to nie tylko wymóg prawny, ale również element odpowiedzialnego prowadzenia biznesu w zgodzie z zasadami ochrony prywatności.
Regularne monitorowanie zmian w przepisach oraz korzystanie z profesjonalnego wsparcia w zakresie ochrony danych osobowych pomoże pracodawcom uniknąć problemów związanych z nieprawidłowym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej.
Olofer.pl to dynamiczny portal o zróżnicowanej tematyce, stworzony z pasji do odkrywania i dzielenia się wiedzą. Naszym celem jest dostarczanie inspirujących treści, które sprzyjają nauce, rozwojowi pasji i wymianie myśli. Dołącz do naszej społeczności i odkryj bogactwo tematów na Olofer.pl!
